Fiziksel Arşivleme Nedir?
SON DAKİKA
Sol Ok
Sağ Ok
Yazarlar - Köşe Yazıları
Akasyam Haber
Advert
ANASAYFA Genel Güncel Gündem Siyaset Samsun Haber Kent Kültürü Türkiye Dünya Ekonomi Kültür Tarih
Fiziksel Arşivleme Nedir?
29.11.2022 11:10:05

 

Fiziksel Arşivleme Nedir?

 

Akıllı bir dosyalama sisteminin kullanım kolaylığını sağlamak amacıyla dijitalleştirilmiş veya dijitalleştirilmemiş her türlü belge, belge ve belgenin sistematik olarak yeniden düzenlenmesidir. Bu düzenlemede kullanılan dosya klasörleri, kutular veya şeffaf dosyalar gibi dosyalara zarar verecek tüm malzemeler yeni malzemelerle değiştirilmektedir. Bozulan veya kopan dosyalar onarılır ve orijinal yerlerine yerleştirilir. Ait oldukları klasör veya dosyadan silinen ve başka bir klasöre yerleştirilen belgeler orijinal konumlarına geri yerleştirilecektir.

 Arşivler dahil tüm dolaplar, raflar, çekmeceler, kutular ve klasörler etiketlenip akıllı QR kodları ve barkodlarla işaretlenerek hem makineler hem de insanlar tarafından okunabilir hale getirildi. Bu sayede arşivdeki tüm dokümanların belirli bir zaman diliminde okunarak arşivleme yazılımına yüklenmesi nedeniyle konumu güncel tutulmaktadır. Sizlerde arşiv yönetimi ile alakalı bilgi sahibi olmak istiyorsanız bu içeriğimizi dikkatle okumanızı tavsiye ederiz.

Fiziksel Arşiv Yönetimi

İşletme içindeki ve mevcut kullanımdaki belgeler korunmalıdır. Öte yandan, sıklıkla kullanılan ve pratik bir şekilde erişilmesi gereken bazı kurumsal belgeler vardır. Arşiv hizmeti; çeşitli belgeler, raporlar, sözleşmeler vb. çeşitli alanlarda kullanılmasıdır. Belgeleri güvende tutmak için kullanılırlar.

Ayrıca çeşitli yasal yükümlülükler nedeniyle bazı resmi evraklar belirli bir saklama süresi kadar saklanmaktadır. Bu aşamada arşivlerde fiziki kayıt yönetimi uygulanarak şirkete ait bilgi ve tüm belgelerin belirli bir düzen ve güvenlik içinde saklanması şirket açısından oldukça önemlidir.

Fiziksel Arşiv Yönetimi Nedir?

Arşiv yönetimi nedir sorusu son zamanlarda en çok sorulan sorular arasında yer almaktadır.

Fiziksel dosyalama, yüklenen veya yüklenmeyen tüm dosyaların, belgelerin ve her türlü dosyanın, bir dosyalama sistemi kullanılarak pratik bir şekilde bulunabilmelerini ve düzenli ve ayrılmış bir biçimde saklanabilmelerini sağlamak için sistematik hale getirilmesidir. Fiziksel kayıt yönetimi, o fiziksel dosyalama işinde kullanılan yöntemlerden oluşan bir hizmettir. Dijital arşiv firmaları, arşiv bölümünde belgelerin saklanma şekli, kitaplıkların düzeni ve erişim kolaylığı etkin bir arşiv yönetimi için gerekli olan başlıca parametrelerdir.

Fiziki kayıt yönetimi yaklaşımı olarak borçlanma, iade, tasfiye vb. bir bütün olarak ele alınmakta ve değerlendirilmektedir. O sırada hangi kişinin hangi dosyada olduğu gibi küçük soruların bile cevapları, fiziki belge yönetiminde verilen hizmetlerden kolaylıkla tespit edilebilmektedir. İhtiyaç duyduğunuz belgelerin hızlı bir şekilde bulunması, belge ve evrakların kaybolmaması için fiziksel arşiv yöntemi oldukça önemlidir. Fiziksel arşiv yönetimi işlemi ile birlikte yapılan raf adresleme işlemleri arşive doküman gönderimi, iade ve ödün alması işlemleri ile bunların saklanması, detaylı kayıtları, tasfiyeler gibi belge saklama sürelerinin belirlenmesi ve takip edilebilmesi, Erp entegrasyonu sağlanmaktadır.

 

 

Fiziksel Arşiv Yönetimi Ne işi yarar?

Fiziksel dosya yönetimi, yüksek güvenlik sistem tasarımını benimser. 24 saat kapalı devre kayıt, yetki kartı sistemi ve giriş-çıkış geçişi, yetkili personel seçimi ve diğer hizmetler nedeniyle, arşivlerde bulunan belgelerin istenmeyen kişi veya kuruluşlara geçmesi, kaybolması, eskimesi vb. gizlilik yönetmeliği, gerekli evrakların aranması sürecindeki zaman kayıpları ortadan kalkar.

Dokümanlara hızlı erişim sağlayan fiziksel bir arşiv yönetimi hizmeti; belgelerin gerektiğinde hızlı bir şekilde erişilebilir olmasını sağlar. Barkodlu takip sistemleri tercih edilebilir ve her belge için muayene izinleri oluşturulabilir. Ayrıca tesislerimizde arşivlenen belgelerin orijinal versiyonlarına bulut arşivlerde erişilebilmekte ve yine kapsamlı güvenlik önlemleri eşliğinde bir sistem ağı ile dokümanlara elektronik ortamda erişilebilmektedir. Yetkili personel tanımlayarak bulut sistemlerine erişim oluşturun. Bu hizmet ile mevcut arşivler depolanırsa, operasyonel maliyetler de azalır. Arşivleme ve takibe ayrılan zamanı, maliyetleri ve kayıpları azalttığı için verimli kullanım mümkündür. Ayrıca arşivler için tasarlanmış uygun ve güvenilir raf sistemleri; doğal afetler, haşere istilası vb. biyolojik ve yangın gibi acil olaylardan korunmak için uygun tasarımla üretilmiş yapılardır. Fiziksel kayıt yönetimi, kayıtlardaki hassas ve önemli bilgilerin uluslararası standartlara uygun koşullarda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.

 

Bina ve süreçlerdeki kalite ve standartlar (bina/arşiv özellikleri vs.)

Arşivleme türleri düşünüldüğünde standart ve kalite kavramlar belirlenen hizmet – ürün – uygulama veya iş kolu içerisinde yer alan yönetimsel kavramlarda kalite ve güvenlik gereksinimlerinin ve şartlarının belirlenmesi, bu gereksinim ve şartların tamamen yönetim süreçleri içerisinde açık bir şekilde entegre edilmesi sağlanmaktadır.

Fiziki dosya hizmeti; alınacak hizmet veya ürünün içerik ve fiziki yönden değerlendirilmesinde kullanılan araç olan kaliteli ve standart bir hizmettir. Bu nedenle, fiziksel arşiv tesislerinin uygunluğu meşru özelliklerine göre değerlendirilir. Arşivleme ve arşivleme işleri; bunları oluşturan unsurların mevzuat kapsamında standardize edilmesini zorunlu kılmak. Fiziksel arşiv yönetimi uygulanırken kullanılan binaların ve arşiv alanlarının özellikleri; kendilerine sağlanan arşiv materyallerinin sınıflandırılmasından ve güvenli kullanımından sorumlu personeli kapsayan standart prosedürleri takip etmelidir.

Arşiv Yönetimi alanında verilen hizmetler sayesinde:

  • Arşivlerin saklanması ve düzenlenmesi işlemleri,
  • Taşıma ve temizlik işlemleri,
  • Güvenlik ve koruma işlemleri oldukça kolay bir hale gelmektedir.

 

 

Fiziksel Arşiv Yönetimi Süreçleri Hakkında

ERP, MRP, CRM ve diğer sistemlerle uyumlu arşivleme yönetimi sistemi. Arşive ek belge gönderme ve arşivden belge alma işlemi, pratikliğin yanı sıra yüksek düzeyde güvenlik sağlar. Sevkiyat belgeleri kolayca takip edilebilir. Arşivlere erişimi olanlara yetki verilerek güvenlik de bireysel olarak sağlanır.

Fiziksel dosya yönetimi sürecinde dosya rafına göre adreslenebilmektedir. Belgeler üzerinden arama yapabilirsiniz. Tüm dosyaların kaydedilmesi ile başlayan süreçte istenildiği takdirde toplantı tutanakları da tutulabilir.

 

 

Fiziksel Arşivleme Nedir?
Sende Yorumla...
Kalan karakter sayısı : 500
GALERİLER
Web Tasarım
iş güvenliği malzemeleri